CHANGER DE SYNDIC, LES ETAPES-CLES

Changer de syndic : parfois en tant que président ou membre du conseil syndical ou encore copropriétaire, il arrive qu’on le souhaite. Qu’est-ce qui peut nous freiner ? La méconnaissance de la mise en œuvre de ce changement, le fait qu’on ne sache pas comment trouver le « bon syndic », qui consulter…Ces freins peuvent être levés car le législateur a bien encadré le processus de changement de syndic et différentes propositions existent sur le marché. Cela vaut donc la peine que le conseil syndical se penche sur la question, sachant par ailleurs que la loi ALUR l’y invite fortement.

Le cadre légal pour changer de syndic

A l’occasion de chaque assemblée générale annuelle, il est possible de procéder à la désignation d’un nouveau syndic. Depuis 2014, La loi ALUR (modifiée par la loi Macron en 2015) a rendu obligatoire la mise en concurrence du syndic tous les 3 ans et a confié cette mission au conseil syndical.

Voilà ce que dit l’alinéa 3 de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 :

« Tous les trois ans, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de la prochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen des projets de contrat de syndic qu’ils communiquent à cet effet. Toutefois, le conseil syndical est dispensé de procéder à cette mise en concurrence lorsque l’assemblée générale annuelle qui précède celle appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic après mise en concurrence obligatoire décide à la majorité de l’article 25 d’y déroger. Cette question est obligatoirement inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale concernée.»

Comme on le voit, le Conseil syndical est donc fortement incité à prendre en main le sujet depuis la loi ALUR. Par cette évolution, couplée à l’introduction du contrat-type de syndic loi ALUR, le législateur a souhaité introduire plus de dynamisme et de transparence sur le marché des syndics de copropriété.

Les différentes propositions de syndic de copropriété

Il existe aujourd’hui différentes familles d’acteurs sur le marché des syndics. Tout d’abord, les grands groupes et les grandes franchises d’agences immobilières, présents au niveau national. Ils exercent les trois grands métiers de l’immobilier (syndic, gérance locative, transaction). Certains intègrent des activités amont (promotion immobilière) et d’autres activités complémentaires (bureaux, courtage en assurance…).

Deuxième famille, les acteurs régionaux ou locaux, parfois installés depuis plusieurs générations. Il s’agit le plus souvent de PME familiales, organisées de façon variable selon leur taille et leur stratégie. Elles tendent à dupliquer le modèle de diversification des gros acteurs.

Troisième famille, les syndics de proximité. Ces acteurs sont de taille plus modeste, parfois spécialisés sur le métier de syndic. Dans cette famille, il existe des sociétés anciennes et des nouveaux entrants. Les dirigeants de ces nouveaux entrants peuvent être d’anciens salariés des sociétés citées plus haut ou encore des professionnels venant d’autres secteurs et apportant une approche nouvelle.

Quatrième famille, les syndics « low cost » appelés aussi « syndics en ligne ». Ces syndics ont fait leur apparition sur le marché depuis quelques années. Ils affichent des prix bas. Ils ne se déplacent pas sur les copropriétés et délèguent au conseil syndical la majeure partie du travail.

Enfin, une copropriété peut désigner un copropriétaire volontaire comme syndic bénévole ou  syndic coopératif.

Ces familles correspondent à des organisations et à des stratégies différentes. Ensuite, au sein même de chaque famille, il existe des approches diverses. Les copropriétaires ont donc un choix devant eux contrairement à ce qu’ils pensent parfois. Mais il est vrai que pour avoir un avis éclairé, il faut prendre le temps de rencontrer les acteurs et d’étudier leur proposition.

Les étapes à suivre pour changer de syndic

Pour changer de syndic, quelles sont les étapes-clés ? Ci-dessous un planning idéal est indiqué. Certaines étapes peuvent être raccourcies.

4 à 6 mois avant la prochaine assemblée générale

Le Conseil Syndical doit s’interroger sur les motifs actuels d’insatisfaction, les besoins et attentes de la copropriété par rapport à ses spécificités (taille, équipement…) et à ses problématiques (gros travaux à prévoir, impayés…). Il peut rédiger un cahier des charges pour récapituler ces points et s’assurer que la plupart des copropriétaires partagent son point de vue.
Il doit ensuite identifier des syndics pouvant répondre à ces besoins. Comment ? Par le bouche-à-oreille, en faisant des recherches sur internet…Une fois identifiés deux/trois syndics, le conseil syndical doit les rencontrer et analyser leur offre. Le contrat-type (obligatoire depuis la loi ALUR)  facilite la comparaison des propositions. Il faut néanmoins les analyser attentivement et surtout poser des questions aux syndics sur leur positionnement, leur méthode de travail et leurs atouts. Nous conseillons au conseil syndical d’établir une grille comparative. Elle permet de sélectionner au final une offre et d’expliquer le choix aux copropriétaires.

Lire l’article du blog de Vue sur sur cour sur le contrat de syndic loi ALUR

2 mois avant l’assemblée générale

Le président du conseil syndical doit envoyer au syndic en place une lettre recommandée avec accusé réception lui demandant d’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale une résolution portant sur l’élection du syndic et l’approbation de son mandat de gestion (Art. 25 et 25-1) avec des sous-résolutions mentionnant le syndic en place et le syndic pressenti. Le contrat du syndic pressenti doit être impérativement joint au courrier afin que le syndic en place le notifie en même temps que la convocation à l’assemblée générale. Ce point est très important car si le contrat n’est pas joint, le changement de syndic ne pourra pas être voté.

1 mois avant l’assemblée générale

Le conseil syndical doit bien préparer avec le syndic pressenti le déroulement de l’Assemblée générale.

Le jour de l’assemblée générale

Celle-ci doit se dérouler de préférence dans un lieu neutre. Il est conseillé d’élire comme secrétaire de séance un membre du conseil syndical. Le syndic en place est présent au début de l’Assemblée générale jusqu’au vote de la résolution portant sur la désignation du syndic. Le vote de la résolution se fait à la majorité de l’article 25, c’est-à-dire à la majorité de l’ensemble des copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés ou non. Si la majorité absolue n’est pas atteinte mais que le vote a obtenu plus d’un tiers des voix du syndicat des copropriétaires, la loi autorise un nouveau vote. Ce vote a lieu dans la foulée, à la majorité simple des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée (article 25-1), si l’assemblée l’accepte.

Comment se passe la transmission des dossiers entre l’ancien et le nouveau syndic ?

Dans le mois qui suit l’assemblée générale

Le syndic « sortant » doit remettre au nouveau syndic la situation de trésorerie, tous les fonds disponibles, et toutes les archives du syndicat des copropriétaires (cela signifie l’ensemble des documents juridiques, techniques, administratifs en sa possession).
Il doit aussi déclarer sur le registre des copropriétés en ligne le changement de syndic. Le nouveau syndic recevra un mail pour le prévenir que l’ancien syndic a bien déclaré le changement.

Dans les 3 mois au maximum qui suivent l’assemblée générale

Le syndic « sortant » doit transférer au nouveau syndic, le solde des fonds disponibles après apurement des comptes. Il doit aussi fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.